Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị cho quy trình đặt cọc

Khi đã tìm được một căn nhà ưng ý sau bao lần đi tìm hiểu và xem xét, chắc hẳn bạn sẽ muốn giữ được căn nhà đó trong lúc mình chuẩn bị “xuống tiền”. Đặc biệt, trong trường hợp căn nhà đang được khá nhiều người “đặt vào tầm ngắm”, thì bạn lại càng muốn nhanh tay có được mong muốn bằng cách đặt cọc. 

Tuy nhiên với những người lần đầu mua nhà, đặt cọc để ở hữu một bất động sản không hề đơn giản như việc đặt cọc mua một vài đồ nội thất hay quần áo bởi giá trị lên đến con số tỷ đồng. Bạn sẽ cần hiểu kỹ về tính chất của hình thức đặt cọc cũng như cách thực hiện. Ngoài ra, biết rõ về danh mục hồ sơ cần chuẩn bị cho quy trình đặt cọc cũng là một cách để tiết kiệm thời gian làm hợp đồng.

Tìm được căn nhà ưa thích, đặt cọc giữ chỗ ngay là điều ai cũng muốn thực hiện. Ảnh: Freepik

1. Ba hình thức đặt cọc phổ biến

Lập hợp đồng đặt cọc là đầu việc thực hiện sau Thỏa thuận mua bán nhà đất và trước khi ký Chuyển nhượng quyền sở hữu. Đây là động tác đảm bảo bạn giữ được căn nhà mơ ước của mình. 

Mục đích của việc đặt cọc là nhằm đảm bảo thực hiện đúng hợp đồng mua bán đã giao kèo và chuyển nhượng, như vậy, có thể hiểu giao dịch đặt cọc là một trong những biện pháp bảo đảm bạn sẽ mua và bên bán sẽ bán căn nhà cho bạn. 

Có 3 định nghĩa bạn cần biết trong “từ điển đặt cọc”:

• Cọc giữ chỗ, cọc thiện chí:

Hình thức này thường được áp dụng khi chủ đầu tư chưa thực hiện mở bán, chưa có bảng hàng nhưng đã có mặt bằng căn hộ hoặc nhà ở. Khi đó, bạn cần thanh toán một khoản tiền nhất định cho chủ đầu tư hoặc đại lý phân phối để khi bảng hàng của dự án “trình làng”, bạn sẽ có lợi thế hơn so với những người khác, ví dụ như được ưu tiên chọn căn trước, mua sớm hơn, mức giá ưu đãi hơn.

• Cọc giữ chỗ có hoàn lại:

Khi chủ đầu tư chính thức giới thiệu bảng hàng, nếu bạn không chọn được căn hộ ưng ý và không có ý định mua, bạn sẽ được hoàn trả 100% số tiền cọc giữ chỗ mà không mất thêm bất cứ khoản phí nào. Thông thường, loại cọc này được sử dụng nhiều nhất trong các dự án mở bán, giúp người mua có thêm quyền ưu tiên và không phải đối diện với rủi ro.

• Cọc giữ chỗ không hoàn lại (hay còn gọi là “cọc chết”)

Sau khi chủ đầu tư giới thiệu bảng hàng và giá bán chính thức, các sàn phân phối sẽ tổ chức ráp căn (khớp lô). Lúc này, bạn sẽ tiến hành chọn căn, đồng thời được tư vấn đầy đủ về sản phẩm. Khi bạn đồng ý mua căn hộ, cọc giữ chỗ sẽ được chuyển thành cọc chết để đảm bảo giao dịch chắc chắn diễn ra. Còn nếu bạn thay đổi ý định không mua căn hộ hoặc nhà dự án bạn đã cọc thì bạn sẽ bị mất cọc hoặc phạt cọc dựa trên các điều khoản đề cập trong thỏa thuận. Do vậy, bạn cần suy nghĩ và thảo luận thật kỹ với gia đình, người thân cũng như có kế hoạch tài chính rõ ràng trước khi quyết định đặt cọc giữ chỗ không hoàn lại. 

Thực tế, thực hiện giao dịch đặt cọc không phải là một điều mà pháp luật bắt buộc và quy định trong vấn đề mua nhà. Tuy nhiên để bảo vệ được quyền, lợi ích của các bên tham gia chuyển nhượng quyền sử dụng đất, nhà thì các bên nên thực hiện thỏa thuận đặt cọc có hợp đồng và được công chứng. 

Về hình thức của hợp đồng đặt cọc, pháp luật cũng không có yêu cầu hình thức của hợp đồng đặt cọc là phải lập thành văn bản, nên các bên có thể thỏa thuận đặt cọc qua lời nói hoặc hành vi cụ thể. Tuy nhiên, để tránh các rủi ro về tranh chấp, bất đồng thì thành lập văn bản có công chứng vẫn là phương án tối ưu nhằm bảo đảm quyền và lợi ích của mỗi bên.  

Ngay từ khi bắt đầu cọc, bạn nên thỏa thuận để nắm rõ được bạn cần cọc theo hình thức nào là phù hợp. Ảnh: Freepik

2. Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị 

Bên cạnh nguồn tài chính, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ dưới đây:

• Căn cước công dân/ Chứng minh thư nhân dân/ Hộ chiếu 
• Sổ hộ khẩu (trường hợp bên mua là cá nhân)
• Giấy đăng ký kinh doanh (trường hợp bên mua là doanh nghiệp Việt Nam), hoặc giấy chứng nhận đầu tư (trường hợp bên mua là công ty nước ngoài đang hoạt động theo pháp luật Việt Nam); cùng với CCCD/CMND/ Hộ chiếu của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền (nếu có).

Trong trường hợp bạn có kế hoạch vay mua nhà và sử dụng gói tài chính hỗ trợ từ ngân hàng, OneHousing khuyên bạn nên sử dụng Căn cước công dân hoặc Chứng minh nhân dân trong quá trình đặt cọc và thực hiện thủ tục mua bán thay vì hộ chiếu để dễ dàng tạo lập hồ sơ vay sau này. 

3. Quá trình đặt cọc và vấn đề công chứng

3.1. Chuẩn bị hồ sơ đặt cọc 

Theo quy định tại Khoản 3 Điều 167 Luật Đất đai 2013 về những hợp đồng bắt buộc phải công chứng hay chứng thực, hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất không nằm trong những loại đã liệt kê, tức là việc công chứng hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất là không bắt buộc.

Đồng thời, theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015 thì hợp đồng đặt cọc có hiệu lực khi đảm bảo các điều kiện sau mà không cần phải công chứng, chứng thực:

• Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập.
• Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện.
• Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

Quá trình đặt cọc mua nhà có thể thực hiện ở phòng công chứng hoặc có người thứ 3 (không có quan hệ với cả hai bên mua và bán) đứng ra làm chứng. Những thông tin cơ bản khi tiến hành quy trình đặt cọc và làm hợp đồng đặt cọc mua nhà gồm:

• Thông tin người bán: Họ tên; ngày/tháng/năm sinh, chuẩn bị chứng minh nhân dân gốc, giấy chứng nhận độc thân hoặc kết hôn có giấy đăng ký kết hôn (giấy chứng nhận ly hôn nếu đã ly hôn). Nếu tài sản bán có người đồng sở hữu thì cung cấp thông tin người đồng sở hữu đó. Chuẩn bị sổ đỏ và giấy tờ liên quan như giấy chứng nhận tình trạng bất động sản.
• Thông tin người mua: Họ tên; ngày/tháng/năm sinh; chứng minh thư nhân dân; địa chỉ hộ khẩu thường trú.
• Chuẩn bị hợp đồng đặt cọc nêu rõ giá trị tài sản mua bán, số tiền đặt cọc, thời gian ký hợp đồng mua bán và hình thức thanh toán, thỏa thuận bên chịu thuế…

3.2. Trình tự công chứng hợp đồng đặt cọc mua bán nhà

Bước 1: Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Bước 2: Công chứng viên kiểm tra và thụ lý hồ sơ

Bước 3: Hướng dẫn các quy định có liên quan như thủ tục công chứng, thực hiện hợp đồng đặt cọc, quyền và nghĩa vụ cũng như ý nghĩa, hậu quả pháp lý của người yêu cầu khi tham gia hợp đồng này.

Bước 4: Làm rõ các vấn đề còn vướng mắc nếu có trong trường hợp hồ sơ còn một số vấn đề chưa rõ hay có các dấu hiệu không đáp ứng điều kiện công chứng.

Bước 5: Kiểm tra dự thảo hợp đồng đặt cọc mua bán nhà đất

Bước 6: Ký và xuất trình bản chính giấy tờ

Các trường thông tin trong hợp đồng đặt cọc đều nên được thỏa thuận rõ ràng và nhận được sự đồng thuận từ cả hai bên. Ảnh: Freepik

4. Một số vấn đề khi chuẩn bị đặt cọc

• Số tiền đặt cọc nên là bao nhiêu?

Như từ điển đặt cọc đã nêu ở trên, các hình thức đặt cọc khác nhau sẽ dẫn đến kết quả khác nhau của số tiền bạn cọc. Như với cọc chết thì bạn sẽ mất đi số tiền cọc nếu không mua nhà nữa, còn cọc có hoàn lại sẽ giúp bạn nhận lại được tiền cọc trong trường hợp không mua nhà.

Về mức phạt cọc, các bên có thể tự thỏa thuận về số tiền đặt cọc. Để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong quan hệ đặt cọc, số tiền đặt cọc không nên quá 20% giá trị căn nhà. Bên mua cũng nên để ý các yếu tố thông tin có trong hợp đồng, ví dụ như số tiền đặt cọc cao, thời gian giao tiền gấp, hay văn bản đặt cọc chỉ nêu trách nhiệm của bên mua sẽ mất tiền cọc nếu không mua nhà mà không nói đến điều này cũng áp dụng ngược lại cho bên bán nếu vi phạm.

• Tiền đặt cọc có nhất thiết phải là tiền mặt không? Có thể chuyển khoản không?

Tùy theo yêu cầu của từng chủ đầu tư hoặc đơn vị phân phối bất động sản, khách hàng có thể đặt cọc bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản.

Tuy nhiên, bạn hãy lưu ý ghi rõ các thông tin vào mục nội dung chuyển khoản cũng như lưu giữ các căn căn cứ chứng minh ví dụ như giấy tờ xác nhận đã đặt cọc giữ mà 2 bên đã viết, tin nhắn yêu cầu chuyển tiền cọc hay cuộc nói chuyện điện thoại được 2 hai bên đồng ý về nội dung này đã được ghi lại,…

• Có nên đặt cọc mua chung cư bằng vi bằng không?

Vi bằng là văn bản do Thừa phát lại chứng kiến trực tiếp một sự kiện, hành vi có thật và ghi lại điều này theo yêu cầu của cá nhân hoặc tổ chức. Do đó, nếu các bên thực sự có xảy ra việc đặt cọc mua chung cư thì hoàn toàn có thể lập vi bằng để ghi nhận sự thật này.

Vi bằng là nguồn chứng cứ để Tòa án xem xét khi giải quyết các tranh chấp dân sự. Vi bằng là căn cứ để thực hiện giao dịch giữa cá nhân, tổ chức. Thủ tục lập vi bằng đơn giản, không cần xuất trình các loại giấy tờ về căn hộ chung cư đang đặt cọc. 

Vi bằng không thay thế được hợp đồng công chứng mà chỉ ghi nhận sự kiện, hành vi có thật nên không phải hợp đồng, giao dịch và không có hiệu lực thi hành giữa các bên.