Quản lý tài sản hữu hình là gì? Vai trò và chiến lược thực thi chi tiết

Quản lý tài sản hữu hình là quá trình điều chỉnh, bảo trì và phát triển các tài sản vật chất của doanh nghiệp nhằm tối ưu hóa giá trị và hiệu quả sử dụng. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm này, vai trò quan trọng của loại tài sản này đối với doanh nghiệp và những chiến lược thực thi chi tiết để đạt được hiệu quả cao nhất.

Tài sản hữu hình là gì?

Tài sản hữu hình là những tài sản có hình thể vật chất, có thể nhìn thấy, sờ được và đo lường được. Chúng là những tài sản được doanh nghiệp sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh và thường có tuổi thọ sử dụng kéo dài. Một số ví dụ cụ thể về tài sản hữu hình để bạn dễ dàng hình dung:

• Bất động sản: Nhà xưởng, văn phòng, đất đai, các công trình xây dựng khác.
• Máy móc thiết bị: Máy móc sản xuất, thiết bị văn phòng, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ.
• Hàng tồn kho: Nguyên vật liệu, sản phẩm đang sản xuất, sản phẩm thành phẩm.
• Các tài sản khác: Nội thất, đồ dùng văn phòng, phương tiện bảo hộ lao động.

Tài sản hữu hình là các tài sản có hình thể vật chất, có thể nhìn thấy, sờ được và đo lường được (Nguồn ảnh: OneAds)

Tài sản hữu hình khác với tài sản vô hình ở chỗ chúng có sự tồn tại vật lý và có thể dễ dàng định giá hoặc đánh giá giá trị dựa trên thị trường hoặc chi phí.

Cách xây dựng kế hoạch sử dụng và bảo trì tài sản hữu hình hiệu quả

Tài sản hữu hình là xương sống của mọi doanh nghiệp, đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra giá trị và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục. Tuy nhiên, để khai thác tối đa hiệu quả của các tài sản này, doanh nghiệp cần có một kế hoạch sử dụng và bảo trì tài sản hữu hình hiệu quả. Các bước sau sẽ giúp bạn tìm hiểu cách xây dựng và thực hiện một kế hoạch như vậy.

Bước 1. Đánh giá tài sản hiện có bằng cách lập danh sách toàn bộ tài sản hữu hình, bao gồm thông tin chi tiết như loại tài sản, tuổi thọ, tình trạng hiện tại, giá trị. Xác định vai trò của từng tài sản trong hoạt động kinh doanh hoặc sản xuất.

Bước 2. Lập kế hoạch sử dụng bằng việc xác định mục đích sử dụng. Mỗi tài sản cần có một mục đích rõ ràng để tối ưu hóa giá trị. Sau đó, phân bổ tài nguyên hợp lý, hãy đảm bảo tài sản được phân bổ đúng chỗ, tránh lãng phí hoặc thiếu hụt. Song, thiết lập lịch trình sử dụng. Điều chỉnh thời gian hoạt động phù hợp với năng suất mong muốn và tránh việc sử dụng quá tải.

Bước 3. Xây dựng quy trình bảo trì bằng cách lập lịch bảo trì thường xuyên dựa trên khuyến cáo của nhà sản xuất hoặc kinh nghiệm thực tế. Bạn cũng nên thực hiện kiểm tra khi phát hiện dấu hiệu bất thường để giảm nguy cơ hỏng hóc lớn. Hãy theo dõi lịch sử sửa chữa và bảo trì để phân tích hiệu quả và dự đoán chi phí.

Hướng dẫn chi tiết cách xây dựng kế hoạch sử dụng và bảo trì tài sản hữu hình hiệu quả (Nguồn ảnh: VIB)

Bước 4. Tối ưu hóa chi phí bảo trì bằng cách sử dụng công nghệ (phần mềm quản lý tài sản) để tự động hóa việc theo dõi và lập lịch bảo trì. Tìm kiếm các nhà cung cấp dịch vụ bảo trì uy tín với chi phí hợp lý. So sánh giữa việc sửa chữa và thay thế để đưa ra quyết định phù hợp.

Bước 5. Đào tạo nhân viên về cách vận hành đúng cách để giảm hao mòn tài sản. Tăng cường ý thức bảo vệ và sử dụng tài sản lâu dài.

Bước 6.  Định kỳ rà soát hiệu quả của kế hoạch sử dụng và bảo trì. Điều chỉnh kế hoạch khi có thay đổi về mục tiêu kinh doanh hoặc tình trạng tài sản.

Hãy bắt đầu từ việc đánh giá tình trạng hiện tại của các tài sản hữu hình trong doanh nghiệp. Từ đó, bạn có thể xây dựng một kế hoạch phù hợp và bắt tay vào thực hiện. Nhớ rằng, một kế hoạch quản lý tài sản tốt chỉ thực sự hiệu quả khi được thực hiện một cách nghiêm túc và thường xuyên.

Các yếu tố cần cân nhắc liên quan đến tài sản hữu hình

Việc sở hữu tài sản hữu hình mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng đồng thời cũng đặt ra không ít thách thức. Làm thế nào để đánh giá giá trị thực của tài sản? Làm sao để bảo quản và duy trì tài sản hiệu quả? Và đâu là thời điểm thích hợp để đầu tư vào tài sản mới? Thông tin sau sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi trên.

Các yếu tố cần cân nhắc liên quan đến tài sản hữu hình bao gồm:

Giá trị tài sản

• Giá trị mua ban đầu: Tổng chi phí mua tài sản, bao gồm giá mua, thuế, phí vận chuyển và lắp đặt.
• Giá trị còn lại: Giá trị ước tính của tài sản sau khi khấu hao.
• Khả năng tạo ra lợi nhuận: Tài sản có đóng góp bao nhiêu vào hoạt động kinh doanh.

Khấu hao tài sản

• Phương pháp khấu hao: Tuyến tính, giảm dần, hoặc dựa trên sản lượng.
• Tuổi thọ kinh tế: Thời gian sử dụng tài sản trước khi cần thay thế.

Chi phí bảo trì

• Chi phí định kỳ: Sửa chữa, bảo trì thường xuyên để đảm bảo hoạt động.
• Chi phí đột xuất: Các khoản phát sinh do hỏng hóc hoặc sự cố bất ngờ.

Tình trạng và hiệu suất

• Hiệu suất sử dụng: Tài sản có hoạt động tối ưu không, hay đã giảm hiệu quả.
• Tình trạng vật lý: Hư hỏng, hao mòn hoặc bị ảnh hưởng bởi yếu tố môi trường.

Gợi ý 12 yếu tố cần cân nhắc liên quan đến tài sản hữu hình (Nguồn ảnh: OneHousing)

Yếu tố pháp lý

• Quyền sở hữu: Đảm bảo tài sản thuộc sở hữu hợp pháp.
• Tuân thủ quy định: Tài sản phải đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, môi trường hoặc ngành nghề liên quan.

Khả năng thanh khoản: Mức độ dễ dàng chuyển đổi tài sản thành tiền mặt khi cần thiết.

Khả năng sử dụng linh hoạt: Tài sản có thể được sử dụng cho nhiều mục đích hay bị giới hạn bởi tính năng hoặc thiết kế.

Ảnh hưởng môi trường: Mức độ tác động của tài sản đến môi trường, bao gồm chi phí xử lý khi hết vòng đời.

Công nghệ và xu hướng

• Lỗi thời công nghệ: Tài sản có nguy cơ lỗi thời so với các công nghệ mới không?
• Nâng cấp: Khả năng cập nhật hoặc nâng cấp tài sản để đáp ứng nhu cầu mới.

Vị trí và điều kiện lưu trữ

• Địa điểm sử dụng: Tài sản có được đặt ở vị trí phù hợp với mục đích sử dụng?
• Điều kiện bảo quản: Nhiệt độ, độ ẩm, và các yếu tố khác ảnh hưởng đến tuổi thọ tài sản.

Chi phí vận hành: Nhiên liệu, điện năng, nhân lực vận hành, và các chi phí liên quan đến việc sử dụng tài sản.

Rủi ro liên quan

• Rủi ro vật lý: Hỏng hóc, cháy nổ, hoặc mất cắp.
• Rủi ro kinh tế: Giảm giá trị thị trường hoặc mất khả năng sử dụng do thay đổi trong kinh doanh.

Việc quản lý tài sản hữu hình không chỉ dừng lại ở việc bảo quản và sử dụng hiệu quả. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, doanh nghiệp cần có một chiến lược quản lý tài sản dài hạn, phù hợp với mục tiêu phát triển bền vững. Bên cạnh các yếu tố đã đề cập trong bài viết, doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các yếu tố như tác động môi trường, xã hội và các quy định pháp luật liên quan.

Vai trò của công ty quản lý gia sản trong việc giám sát tài sản hữu hình

Công ty quản lý gia sản đóng vai trò quan trọng trong việc giám sát và quản lý tài sản hữu hình, đảm bảo tài sản được sử dụng hiệu quả, bảo toàn giá trị và tạo ra lợi nhuận tối đa. Dưới đây là các vai trò chính của công ty quản lý gia sản trong việc giám sát tài sản hữu hình:

• Quản lý và bảo vệ tài sản: Kiểm tra, đánh giá định kỳ để đảm bảo tài sản được duy trì trong tình trạng tốt. Áp dụng biện pháp an ninh, bảo hiểm để giảm rủi ro mất mát hoặc thiệt hại.
• Tối ưu hóa việc sử dụng tài sản: Đảm bảo tài sản được sử dụng ở những nơi cần thiết và mang lại hiệu quả cao nhất. Hỗ trợ chủ sở hữu xây dựng chiến lược sử dụng tài sản phù hợp với mục tiêu dài hạn.
• Bảo trì và nâng cấp tài sản: Đảm bảo tài sản được bảo trì định kỳ để kéo dài tuổi thọ và giảm chi phí sửa chữa lớn. Đưa ra các giải pháp cải tiến, hiện đại hóa tài sản để tăng năng suất và giá trị sử dụng.
• Định giá và đánh giá tài sản: Hỗ trợ định giá tài sản dựa trên thị trường và tình trạng thực tế. Đánh giá khả năng sinh lời và tính toán chi phí liên quan để hỗ trợ ra quyết định.
• Xử lý tài sản không còn hiệu quả: Đề xuất và thực hiện kế hoạch bán hoặc thay thế các tài sản không còn giá trị sử dụng. Khuyến khích tái chế hoặc chuyển đổi mục đích sử dụng để tiết kiệm chi phí.
• Tuân thủ pháp lý và quản lý rủi ro: Giám sát các vấn đề pháp lý liên quan đến quyền sở hữu, giấy tờ tài sản. Lên kế hoạch giảm thiểu rủi ro như mất cắp, hư hỏng, hoặc rủi ro từ thị trường.
• Cung cấp báo cáo và tư vấn: Cung cấp thông tin chi tiết về tình trạng, giá trị và hiệu quả sử dụng tài sản. Đề xuất các phương án quản lý, đầu tư hoặc chuyển đổi tài sản dựa trên mục tiêu của chủ sở hữu.
• Hỗ trợ tài chính và đầu tư: Dự toán chi phí bảo trì, vận hành và nâng cấp tài sản. Đề xuất các cách tối ưu hóa giá trị tài sản thông qua đầu tư hoặc hợp tác kinh doanh.
• Ứng dụng công nghệ quản lý: Sử dụng phần mềm quản lý tài sản để theo dõi, lập lịch bảo trì và đánh giá hiệu suất tài sản một cách tự động và chính xác.

Qua bài viết này, bạn đã tìm hiểu về khái niệm tài sản hữu hình, vai trò của loại tài sản này đối với doanh nghiệp và các yếu tố cần cân nhắc khi quản lý tài sản. Để quản lý tài sản hữu hình hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý tài sản toàn diện và chuyên nghiệp.

Xem thêm

Ưu điểm của quản lý gia sản so với quản lý tài sản

Top 3 công ty quản lý tài sản uy tín nhất tại Việt Nam